Créer des attestations nominatives à partir d'une liste Excel (2026)
Mettez un participant par ligne dans Excel avec une ligne d'en-têtes (Nom, Prénom, Formation, Durée, Date, Email), rédigez une seule attestation où le nom est remplacé par des champs comme {{Prénom}} {{Nom}}, puis lancez la fusion pour que chaque ligne produise son propre PDF nommé d'après la personne. Word sait fusionner, mais il place toutes les attestations dans un seul document ; pour des PDF séparés et nommés, il faut Acrobat, une macro, ou un outil qui génère les fichiers directement depuis le tableau.
Étape 1 : préparer la liste
| Colonne | Exemple | Utilité |
|---|---|---|
| Nom | Dupont | Imprimé sur l'attestation, sert au nom du fichier |
| Prénom | Zoë | Idem |
| Formation | Sauveteur secouriste du travail | Intitulé |
| Durée | 14 | Ligne « d'une durée de 14 heures » |
| Date | 12/09/2026 (date Excel) | Affichée au format choisi |
| zoe.dupont@exemple.fr | Pour envoyer le fichier ensuite |
Une seule ligne d'en-têtes, pas de cellules fusionnées, pas de ligne vide au milieu. Si un titre se trouve au-dessus des en-têtes, indiquez le numéro de la ligne d'en-têtes dans l'outil ou supprimez le titre. Pour un publipostage Word, Microsoft rappelle que les codes avec zéro initial (exemple 00399) le perdent si la colonne n'est pas au format texte (Préparer votre source de données Excel).
Étape 2 : mettre en page l'attestation
Dans le générateur d'attestations PDF, choisissez le préréglage Attestation / certificat (A4 paysage) : cadre double, titre centré, texte centré verticalement. Ensuite :
- adaptez le texte et cliquez sur les champs pour insérer
{{Prénom}} {{Nom}},{{Formation}},{{Durée}}; - ajoutez un logo et une signature scannée (PNG ou JPG), qui restent sur votre ordinateur ;
- numérotez avec
{{#}}, par exemple « Attestation n° 2026-{{#}} » ; - réglez le nom des fichiers, par exemple
{{Nom}}_{{Prénom}}_attestation.
Étape 3 : les contrôles avant téléchargement
Pour toute la liste, l'outil affiche :
- les champs du modèle absents du tableau (téléchargement bloqué tant que ce n'est pas corrigé) ;
- les lignes dont une cellule utilisée est vide ;
- les attestations qui débordent sur une deuxième page (nom ou intitulé trop long) ;
- les caractères que les polices PDF standard ne savent pas dessiner (par exemple le « ł » polonais), remplacés par la lettre la plus proche ;
- les noms de fichiers en double, suffixés
_2; - les adresses e-mail mal formées.
Les flèches de l'aperçu permettent de voir chaque attestation une à une.
Word, Acrobat ou navigateur
| Publipostage Word | Word + « Merge to Adobe PDF » d'Acrobat | Outil dans le navigateur | |
|---|---|---|---|
| Résultat | Un document avec toutes les attestations | Un PDF par enregistrement | Un PDF par ligne + un PDF unique |
| Nom de fichier tiré des colonnes | Non | Oui | Oui |
| Dates Excel | Commutateur \@ à ajouter sur le champ (article 304387) | Comme Word | Lues dans la cellule |
| Mac | Oui | Non | Oui |
| Logiciel | Word | Word Windows + Acrobat payant | Navigateur |
Sources : Utiliser le publipostage pour personnaliser des lettres (Microsoft) et le guide de l'université d'Aberdeen sur Merge to Adobe PDF.
Étape 4 : les envoyer
Sous Windows, le publipostage par e-mail de Word ne permet pas de joindre un fichier (Microsoft). Le ZIP contient donc une liste d'envoi CSV avec l'e-mail et le nom de fichier de chaque participant, à utiliser avec votre messagerie.
FAQ
Peut-on imprimer toutes les attestations d'un coup ? Oui, cochez le PDF unique : toutes les attestations dans un fichier, une par page.
Puis-je garder la mise en page de mon modèle Word ? Oui, en mode modèle Word : tapez {{Prénom}} et les autres champs dans votre .docx, l'outil produit un .docx par ligne avec votre mise en forme. Ce mode ne convertit pas en PDF.
Comment écrire la date en toutes lettres ? Choisissez « En toutes lettres » dans le format des dates : « 12 septembre 2026 ». Cela s'applique aux cellules qu'Excel enregistre comme des dates.
Est-ce gratuit ? L'aperçu de toutes les attestations est gratuit, le téléchargement aussi jusqu'à 5 lignes. Au-delà, paiement unique affiché sur la page, sans abonnement.